Административный менеджер проектов в инжиниринге

В стабильно развивающуюся инжиниринговую компанию с 15-летним опытом работы на рынке требуется административный менеджер / координатор проектов. Основная задача — обеспечивать своевременное и корректное ведение проектного документооборота, помогать руководителям проектов решать организационные вопросы и контролировать выполнение административных процедур на всех этапах реализации проектов.

• Полный цикл делопроизводства по вверенным проектам: организация согласования и заключения договоров и дополнительных соглашений.
• Подготовка финансовых и технических актов, справок и сопроводительных документов; организация их согласования и подписания представителями Заказчика и Исполнителя.
• Контроль документооборота по проектам: сбор возвратных оригиналов, проверка корректности закрывающих бухгалтерских документов и наличия оригиналов в офисе.
• Организация архивации проектной документации.
• Формирование и поддержание в актуальном состоянии отчётных документов и реестров: исполнения обязательств по проектам и договорам, входящей и исходящей документации, договоров и платежей.
• Организация документооборота с субподрядчиками компании в рамках реализации проектов.
• Помощь руководителям проектов в составлении планов-графиков, подготовке сопроводительных писем и другой проектной документации.
• Поддержка сотрудников по текущим проектным запросам: организация транспорта и логистики, поиск субподрядчиков, заказ пропусков и оформление различных заявок.
• Координация решения текущих организационных вопросов, взаимодействие с коллегами и внешними контрагентами.
• Выполнение организационных и административных поручений руководителей проектов в рамках реализации проектов.
• Административное сопровождение поставок оборудования и грузов из-за рубежа в Россию.
• Подготовка и оформление документов по внешнеэкономическим сделкам: контрактов, дополнительных соглашений, инвойсов, упаковочных листов и сопутствующей документации.
• Взаимодействие с зарубежными поставщиками, логистическими компаниями и перевозчиками по вопросам организации и сопровождения поставок.
• Координация взаимодействия с таможенным брокером: своевременная подготовка и передача необходимых документов и информации для таможенного оформления.
• Взаимодействие со складами временного хранения (СВХ), координация вопросов размещения и выдачи грузов, сбор и передача необходимых документов.
• Контроль комплектности документов и координация участников процесса на различных этапах поставки.

• Опыт административной и организационной работы в коммерческой компании или государственном учреждении.
• Практический опыт ведения делопроизводства и документооборота в рамках проектов.
• Умение работать с договорами, дополнительными соглашениями, актами и сопроводительной документацией.
• Уверенное владение MS Office и готовность быстро осваивать новое программное обеспечение.
• Проактивный подход к решению задач: умение самостоятельно находить информацию, взаимодействовать с коллегами и контрагентами и доводить вопросы до результата.
• Системное мышление, внимательность к деталям, аккуратность и любовь к порядку.
• Ответственность, доброжелательность и готовность помогать коллегам в решении рабочих вопросов.
• Будет плюсом: Опыт работы с внешнеэкономической деятельностью (ВЭД), международными поставками, логистическими компаниями и складами временного хранения; Опыт подготовки и сопровождения внешнеторговых контрактов, дополнительных соглашений, инвойсов, упаковочных листов и других документов по поставкам; Опыт взаимодействия с таможенными брокерами и сопровождения таможенного оформления грузов; Опыт работы с казначейством, сопровождения платежей и контроля целевого использования денежных средств; Опыт работы с бюджетными средствами, субсидиями, грантами и программами финансирования, реализуемыми фондами и другими организациями; Навыки подготовки отчётности по использованию целевых средств, ведения реестров обязательств и платежей, контроля сроков и комплектности подтверждающих документов

• оклад от 100 000 рублей плюс ежемесячный бонус.
• Официальное оформление по ТК РФ.
• Доход не ограничивается окладом и может увеличиваться за счёт премий за существенный вклад в работу компании.
• Испытательный срок — 3 месяца.
• ДМС с первого дня работы
• График работы обсуждается с руководителем.
• Возможность частичной удалённой работы.