описание
Маркетинговое агентство A1 Team приглашает на позицию Координатор по документообороту Мы ищем человека, который будет отвечать за документы, оплаты и согласования с клиентами, поставщиками и внутренними командами. Нам важны грамотность, скорость, проактивность и умение держать порядок в большом объёме информации. Нужен специалист, которому можно передать участок и понимать, что он находится под контролем.
задачи
- Ведение документооборота по клиентами.
- Контроль комплектности документов для оплат и подписания.
- Сопровождение согласования договоров, приложений, счетов и актов.
- Контроль дебиторской задолженности и графика поступления оплат.
- Работа в ЭДО.
- Взаимодействие с клиентами, рабочими группами и поставщиками по документам и оплатам.
- Подготовка тендерной документации.
- Ведение реестров, сроков и статусов.
- Работать по недельному плану поступлений: понимать, какие оплаты должны прийти, и доводить их до фактического поступления.
- Заранее видеть риски по оплатам и не ждать момента, когда срок уже прошёл
требования
- Уверенно работать с договорами, счетами, актами, УПД и первичной документацией;
- Понимание агентских и рамочных договоров.
- Грамотная письменная коммуникация.
- Иметь опыт контроля оплат и дебиторской задолженности;
- Уметь нормально и спокойно коммуницировать с клиентами по вопросам денег и документов;
- Не бояться напоминать, уточнять и добиваться конкретного ответа по срокам;
- Уметь самостоятельно расставлять приоритеты и вести несколько процессов одновременно;
- Быть внимательным к цифрам, срокам и деталям, не терять задачу после первого письма или сообщения, а доводить её до конца.
- Самостоятельность, пунктуальность, стрессоустойчивость.
- Скорость и внимательность к деталям.
- Проактивный подход к решению задач.
- Будет плюсом: Опыт работы в рекламном, digital, event или BTL-агентстве; Понимание основ бухгалтерского учёта и документооборота; Опыт работы с дебиторской задолженностью; Хорошее понимание и опыт работы в ЭДО; Подготовка тендерных документов; умение использовать ИИ-инструменты в своей работе
условия
- Комфортный офис в центре Москвы.
- Работа в сильной агентской команде.
- Достаточно высокий уровень самостоятельности: мы оцениваем не количество отправленных писем, а то, насколько ваш участок действительно находится под контролем.
- Интересные проекты.
- Возможность развиваться в сторону операционного управления и финансовой координации.
